Cyfrowe bankructwo i Osoji, czyli pora zrobić porządek
🧹🗑️
W tym wydaniu robimy Einsteinowi porządek na biurku, uczymy się jak sprzątać od japońskiej Magdy Gessler, oraz planujemy cyfrowe bankructwo. Ruszajmy!
Pora zrobić porządek
“Jeżeli zabałaganione biurko jest oznaką zabałaganionego umysłu, to czego oznaką jest puste biurko?”
Choć brzmi to jak wymówka dziesięciolatka, który szuka pretekstu, żeby nie musieć sprzątać, to podobno słowa te wypowiedział sam Albert Einstein. Jeśli faktycznie powiedział to ten sławny fizyk, to zapewne był to jeden z jego żartów. Naukowcy z Uniwersytetu Yale dowiedli czegoś zupełnie odwrotnego. W badaniu opublikowanym dwa miesiące temu zauważyli, że “przeładowanie przestrzeni wizualnej zmienia sposób przepływu informacji w mózgu”. To zjawisko nazywa się „wizualnym stłoczeniem” (z ang. visual crowding) i tłumaczy, dlaczego trudno jest nam rozpoznać obiekty znajdujące się wśród wizualnego bałaganu na obrzeżach naszego pola widzenia.
Mówiąc prościej - nasz mózg szybciej się męczy, wolniej pracuje i częściej popełnia błędy, gdy znajduje się w miejscu, które jest przeładowane przedmiotami i nieuporządkowane. Co gorsza, jeśli codziennie jesteśmy w takim środowisku, to możemy uznać, że nam to nie przeszkadza. Że to normalne, że naokoło mamy pełno rzeczy i już się przyzwyczailiśmy. Różnicę zobaczymy dopiero wtedy, gdy zrobimy i utrzymamy (!) wokół siebie porządek na dłużej. Tak samo jak dopiero po wyjechaniu z centrum miasta dostrzeżemy, jak bardzo przytłacza miejski hałas, zgiełk i spaliny, których na co dzień możemy nie zauważać.
Środowisko, w którym się znajdujemy, po cichu wpływa na nasze działania. Dlatego naszym zadaniem jest zaprojektować je tak, aby wspierało nasze cele, a nie je utrudniało. Skoro mamy już zidentyfikowany problem, teraz pora ruszyć po jego rozwiązanie. I tu niespodziewanie z pomocą przyjdą nam Japończycy.
Osoji, czyli sprzątamy po japońsku
Gdy zachodni świat robi postanowienia noworoczne, to Japończycy używają tej okazji do zrobienia porządków. Mowa o Osoji (jap. 大掃除), co dosłownie znaczy “wielkie porządkowanie”. Ta praktyka, stosowana tam od wieków, obejmuje sprzątanie mieszkań, świątyń oraz miejsc pracy. Dzięki temu Japończycy pozbywają się zbędnych rzeczy i niepotrzebnego balastu, jaki zbierają w ciagu 12 miesięcy. Ma to też wymiar psychologiczny. Dzięki Osoji symboliczne żegnamy stary rok, odcinamy wszystko grubą kreską i zaczynamy “na czysto” nowy rok.
Idea dużych porządków, przeprowadzanych na święta lub na wiosnę, jest obecna w wielu kulturach. Myślę, że Japończycy są pod tym kątem szczególnie wyczuleni, z uwagi na wysoką gęstość zaludnienia i małą powierzchnię ich mieszkań. Mając niewiele przestrzeni do dyspozycji, nie mogą sobie pozwolić na gromadzenie niepotrzebnych rzeczy. Jeśli masz duże mieszkanie z masą szaf i schowków, to może upłynąć sporo czasu zanim je zagracisz. Podobnie jest z biurkiem: duża powierzchnia aż się prosi, aby zapełnić ją papierami, książkami, notatkami i rzędem kubków.
To bardzo ważny element, bo tu nie chodzi o sam proces zmywania kurzu i brudu, ale przede wszystkim o pozbycie się niepotrzebnych rzeczy. Czyli wszystkiego tego, co zagraca naszą przestrzeń do życia i pracy. Osoji to też sztuka eliminacji tego, co zbędne, aby uwolnić miejsce dla tego, co konieczne, wartościowe i potrzebne.
Japoński sposób na prowadzenie porządków zyskał na popularności dzięki sympatycznej kobiecie, która z nudnego obowiązku zrobiła coś ciekawego.
Czego uczy fenomen Marie Kondo
Marie Kondo to taka japońska Magda Gessler, która sprząta zamiast gotować :)
Ma całą serię książek na ten temat, ogólnoświatową sieć przeszkolonych konsultantek, a na Instagramie obserwuje ją 4 miliony kont. Nagrała nawet show telewizyjny dla Netflixa, w którym chodzi po absurdalnie zagraconych domach i pomaga ludziom zrobić porządek w swoim życiu.
Promuje własną metodę sprzątania “KonMari”, która opiera się na różnych sposobach segregacji i przechowywania posiadanych rzeczy. Marie Kondo zachęca do porządkowania według kategorii – a nie lokalizacji – zaczynając od ubrań, potem książek i dokumentów, a następnie do przedmiotów różnych i sentymentalnych. Częścią jej filozofii jest zadanie sobie pytania czy dany przedmiot wywołuje u nas radość (Does it spark joy?). W praktyce sprowadza się to do ostrej selekcji posiadanych rzeczy.
Dla mnie fenomen popularności Marie Kondo pokazuje, że coraz częściej borykamy się z nadmiarem rzeczy. To problem, którego w Polsce nasi dziadkowie raczej nie mieli. Rzadko kto cierpiał z powodu zbytków i miał tyle niepotrzebnych rzeczy, że nie wiedział, gdzie je upchnąć. I rzadko kiedy ktoś to w ogóle uważał za problem, bo przecież posiadanie więcej znaczy, że nam się powodzi i żyjemy w dobrobycie.
Dziś w domach zalegają nam tony przedmiotów, które przechowujemy, bo nie mamy powodu, aby się ich pozbyć. Przecież wszystko może się przydać, a skoro się nie psuje, to po co wyrzucać?
Tutaj ogranicza nas tylko jedno - powierzchnia naszych mieszkań. Gdy skończy nam się miejsce na półkach, w szafkach i schowkach, to jesteśmy zmuszeni zrobić tam czystkę. Wtedy często zastanawiamy się, po co my w ogóle trzymaliśmy te rzeczy tyle czasu. Sam się kiedyś złapałem na tym, że przechowuję pudełka po kupionym sprzęcie, typu laptop, słuchawki czy odkurzacz dłużej niż używałem tego sprzętu.
Ale to nie wszystko, bo każdy z nas może wpaść w:
Nieskończony elektroniczny bałagan
Tysiące zdjeć zapisanych w telefonie, setki nieprzeczytanych maili i dziesiątki pootwieranych kart w przeglądarce. Nasze pokolenie jest pierwszym, które musi się zmierzyć z przytłoczeniem cyfrowym. Tutaj nikogo już nie ogranicza miejsce, bo cyfrowa przestrzeń jest coraz tańsza i powszechnie dostępna. Nikt nas nie zmusi do zrobienia porządków w zdjęciach czy mailach, bo mamy na nie dużo miejsca, które za kilka złotych można zwiększyć.
Próbujemy nad tym zapanować, stosując różne systemy, programy czy listy - ale ten chaos trzeba ograniczyć u źródła. Czyli przede wszystkim nauczyć się ograniczać jego przyrost i porządkować na bieżąco, a nie gdy nas już przytłoczy.
Cyfrowy bałagan wpływa co najmniej równie negatywnie na naszą produktywność, co ten w fizycznym świecie. Co gorsza, może się też przyczynić do większych problemów w obszarze bezpieczeństwa. Każdy z nas ma konta w setkach miejsc w Internecie. Jeśli nie używamy dobrego managera haseł, który pilnuje za nas ich siły i unikatowości, to problemy są tylko kwestią czasu. Nasze dane na pewno kiedyś wyciekną, bo włamania zdarzają się nawet największym portalom.
Jak się zabrać do odgracania bałaganu, który otacza nas w sferze fizycznej i cyfrowej? W moim przypadku dobrze sprawdzają się:
2 fazy porządków
Skupmy się na porządkach w obszarze miejsca naszej pracy, czyli w moim przypadku jest to komputer i telefon, biurko oraz gabinet. To jak robić porządki w garażu, szafie z ubraniami i kuchni zostawię Marie Kondo, bo tam nie czuję się ekspertem :-)
Przez lata próbowałem różnych rozwiązań, i tak wygląda moje podejście do robienia i utrzymania porządku:
Faza 1 - duże coroczne sprzątanie
Nasze Osoji trzeba robić nie rzadziej niż raz na rok. U mnie jest to właśnie grudzień, najlepiej do świąt Bożego Narodzenia, bo wtedy chcę się zająć już tylko planowaniem kolejnych 100 dni (o tym napiszę innym razem).
Naszym głównym celem jest pozbycie się niepotrzebnych rzeczy i odgracenie naszej przestrzeni. Łapiemy za pusty karton albo worek na śmieci i wyrzucamy wszystko co jest nam zbędne. Rzeczy, których potrzebujemy, ale nie muszą być pod ręką, powinny zniknąć z naszego pola widzenia. Chodzi o to, aby nie zaśmiecały nam głowy.
Metoda jaką tu zastosujemy jest dowolna. Możemy skorzystać z poradników i filmików, których jest sporo na ten temat w sieci, wystarczy wpisać hasło “decluttering”. Cześć z nich naprawdę się przydaje. Ja dla przykładu podpatrzyłem u Marie Kondo dobry sposób na segregację ubrań. Pilnuję się, żeby te, których używam wieszać na lewym skraju szafy i zaczepiać je wieszakiem od przodu. Dzięki temu łatwo mogę wskazać, których koszul nie noszę od dawna, przez co łatwiej się ich potem pozbyć.
To samo można zrobić w biurze, tworząc szufladę objętą kwarantanną. Wszystko co do niej trafi, ma rok na to, abyśmy to z niej wyjęli. Jeśli nie - to znaczy, że jest zbędne i powinno wylądować w koszu.
Faza 2 - utrzymanie porządku
Druga faza to utrzymanie, czyli rutynowe porządki wpisane na stałe w kalendarz. Wielkie sprzątanie raz w roku nic nam nie da, jeśli w ciagu dwóch tygodni puste miejsce zagraci nam się nowymi rzeczami. Ja się pilnuję, aby:
Na koniec każdego dnia pracy moje biurko było puste. Żadnych papierów, nieotwartych kopert, dokumentów rzuconych na później ani stosu naczyń. Dzięki temu każdy nowy dzień zaczynam na świeżo, a na biurku znajduję tylko listę rzeczy, którą mam zrobić. To rutyna wpojona mi jeszcze w latach pracy w banku na open space, gdzie nie można było na noc nic zostawić na blacie (chodziło tu głównie o kwestie bezpieczeństwa i ochrony danych).
Co tydzień robię porządki wokół biurka. Bo wiadomo, że te papiery, które ściągam na koniec dnia z blatu, pewnie trafiają do szuflady pod biurkiem albo gdzieś na półkę. A je trzeba przejrzeć i zdecydować co z nimi zrobić i kiedy. A gdy sprawy są ukończone, to powinny trafić do kosza albo segregatora na dokumenty.
Dzięki tym dwóm prostym krokom, przez bardzo długi czas, mój obszar pracy jest czysty i pusty. Dzięki temu jestem bardziej efektywny i produktywny. Porządkowanie naszej przestrzeni jest prostym zajęciem, a w ostateczności zawsze możemy ją po prostu zmienić na inną. Czyli dla przykładu pójść pracować do innego pokoju, biura czy kawiarni.
Natomiast nie da się tego zrobić w świecie wirtualnym, który zagraca się nawet pod naszą nieobecność. Dlatego ja co roku używam bezwzględnej metody o nazwie:
Cyfrowe bankructwo
Jak posprzątać skrzynkę mailową, skoro codziennie przychodzą nowe wiadomości? Jak uporządkować listę zadań, skoro codziennie do niej dopisujemy coś nowego?
Jak przeczytać i zamknąć wszystkie karty w przeglądarce, skoro codziennie otwieramy nowe?
Przez to, iż cyfrowy świat jest nieskończenie duży, to mamy wrażenie, że nasze wysiłki nie są warte zachodu. I często faktycznie tak bywa. Dlatego ja raz w roku stosuję drakońską metodę i ogłaszam cyfrowe bankructwo. Polega ono na:
Oznaczeniu wszystkich maili jako przeczytane i zignorowaniu wszystkich zaległych. Nawet tych, które oczekują naszej odpowiedzi.
Usunięciu wszystkich list zadań, każdej jednej, bez względu na to czego dotyczy.
Zamknięciu wszystkich przeglądarek (na laptopie i telefonie) i rezygnacji z przywracania sesji.
Usunięciu wszystkich nieuporządkowanych notatek (ja używam Apple Notes i Notion).
Zresetowaniu programów do organizacji czasu i projektów (u mnie jest to głównie Trello).
Odpuszczeniu wszystkich konwersacji w komunikatorach, na które miałem odpowiedzieć, ale dotąd nie znalazłem na to czasu.
Wypisaniu się ze wszystkich cyklicznych wideo calli oraz spotkań (osoby pracujące w korporacjach będą wiedzieć o czym mówię).
Ważne jest, aby ustalić sobie datę cyfrowego bankructwa z co najmniej 14 dniowym wyprzedzeniem. Musimy dać sobie czas na reakcję, te dwa tygodnie są idealne, aby zrobić wszystkie ważne rzeczy, których dotąd nie udało się zrealizować.
Jakie będą te ważne rzeczy? Zapewniam Cię, że w obliczu zbliżającego się cyfrowego bankructwa, będzie Ci dużo łatwiej skupić się na priorytetach. Odpiszesz na te maile, które są naprawdę ważne. Zrobisz wszystkie istotne punkty z listy todo, a o reszcie zapomnisz. Nie ma lepszego motywatora do działania niż deadline. Cyfrowe bankructwo jest jak twardo wbity w ziemię słup graniczny, którego nie wolno nam przekroczyć.
A co nam to da? Trzy rzeczy:
Skupienie na priorytetach, które dotąd były zagłuszone przez sprawy mniej ważne.
Mniej stresu, który kumuluje się wraz ze wzrostem niewykonanych zadań.
Uczucie świeżego startu, bez poczucia winy i przytłoczenia.
Cyfrowe bankructwo to dobra metoda, aby uniknąć wypalenia i z nim walczyć, gdy kiedyś przyjdzie.
Następne kroki:
Każdy ma większy lub mniejszy wpływ na swoje środowisko pracy. Warto zadbać, aby wspierało nasze cele, a nie je utrudniało.
Zanim zaczniemy podsumowywać i planować kolejny rok, warto przeprowadzić gruntowne porządki. Druga połowa grudnia lub początek stycznia są do tego idealne.
Zaplanuj datę swojego cyfrowego bankructwa. Polecam 31 grudnia, do którego od dziś są ponad 3 tygodnie. Tylko pamiętaj proszę, aby do tego czasu przeczytać wszystkie zaległe maile z wydaniami 52Notatek :)
Zrobienie porządku to jedno, ale utrzymanie go, to już trudniejsze zadanie. Miej to z tyłu głowy, tworząc nowe rutyny dla siebie.
Sprawdzona produktywność - pierwszy tydzień przedsprzedaży
Dziękuję za bardzo pozytywne przyjęcie mojego pomysłu na stworzenie kursu! Dostałem od Was dużo bardzo pozytywnych maili, które przekonały mnie, że to dobry ruch.
Z wiadomości od Was wynika, że w moim opisie zabrakło dwóch informacji:
do kiedy potrwa przedsprzedaż?
Do momentu, aż kurs będzie w 100% skończony. Uważam, że takie podejście jest fair w stosunku do Was, bo każdy może wybrać czy zaufa mi już teraz, czy woli poczekać na gotowy produkt. Większość kursu chciałbym mieć zrobione do Świąt, a całość dopracowane do Sylwestra. Na pewno dam znać wcześniej, zanim jego cena wzrośnie.jak długo kurs będzie dostępny?
Nie planuję go zamykać ani nikomu odbierać dostępu. Ale nie mogę się też zadeklarować, że będzie dostępny “na zawsze”. To produkt cyfrowy i nie przewidzę kosztów utrzymania platformy czy hostingu. Dlatego umówmy się, że będzie to pełne 12 miesięcy, które na pewno wystarczy, aby każdy przerobił go i na tym skorzystał.
Prace postępują, na pierwszy ogień pójdzie moduł zero, czyli ten dotyczący porządków. Rozwinę w nim dzisiejsze wydanie, szczególnie o zakres cyfrowych porządków, na które dziś zabrakło już miejsca. Pokażę jak dbam o to, aby nie zapychała mi się skrzynka mailowa (używam do tego dwóch adresów), kiedy i w jaki sposób segreguję pliki, jak dbam o ich bezpieczeństwo i prywatność oraz kilka innych.
W następnym module opowiem jak planuję rok, po co dzielę go na 3 okresy po 100 dni i dlaczego ten sam podział na trzy części stosuję przy każdy dniu. O publikacji nowego video będę informował Was mailowo.
Dla przypomnienia: kurs Sprawdzona Produktywność 2024 kosztuje w przedsprzedaży 352 zł. Przed tygodniem opisałem jego wszystkie szczegóły, a można go nabyć klikając w ten link:
A tak prywatnie
Rok temu spędziłem grudzień poza Polską, przez co kompletnie ominął mnie świąteczny klimat. Czułem się tak, jakby w ogóle ich nie było. Oczywiście w Portugalii też się obchodzi Boże Narodzenie, jednak choinka i lampki w środku lata kompletnie do mnie nie przemawiają. Najlepiej wyglądają, gdy jest zimno i ciemno, brakowało mi też tradycyjnej wigilii w szerokim rodzinnym gronie.
Dlatego w tym roku już na początku grudnia postawiliśmy w domu choinkę i w ten weekend ją ubieramy. Jednak póki co, zamiast kolęd, gra u mnie ten utwór - chciałem presji to mam :)
🤫